Политика конфиденциальности фонда

Документы


Положение о хранении, защите, обработке и передаче персональных данных
Благотворительного фонда «Времена года»

I. Общие положения

     1.1. Настоящее Положение по обработке персональных данных (далее - Положение) Организации (название Организации) разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом «О персональных данных», Правилами внутреннего трудового распорядка Благотворительного фонда «Времена года», далее по тексту фонд.

     1.2. Цель разработки Положения - определение порядка обработки персональных данных работников Организации и иных субъектов персональных данных, персональные данные которых подлежат обработке, на основании полномочий оператора; обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина, в т.ч. работника фонда, при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

     1.3. Порядок ввода в действие и изменения Положения.

     1.3.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором фонда и действует бессрочно, до замены его новым Положением.

     1.3.2. Все изменения в Положение вносятся приказом.

     1.4. Все работники фонда должны быть ознакомлены с настоящим Положением под роспись.

     1.5. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания и по истечении 75 лет срока их хранения, или продлевается на основании заключения экспертной комиссии фонда, если иное не определено законом.

II. Основные понятия и состав персональных данных работников

     2.1. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

     - персональные данные работника - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

     - обработка персональных данных - сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных работников и иных физических лиц (клиентов, контрагентов, партнеров, добровольцев и пр.);

     - конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения назначенного ответственного лица, получившего доступ к персональным данным субъекта персональных данных далее (субьекта), требование не допускать их распространения  без согласия субъекта или иного законного основания;

     - распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных человека или работников определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных субъекта в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным субьекта каким-либо иным способом;

     - использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые должностным лицом фонда в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц;

     - блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных субъекта, в том числе их передачи;

     - уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных субъекта или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных субъекта;

     - обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту;

     - общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

     - информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления[2].

     - документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.

     2.2. В состав персональных данных граждан или работников фонда входят документы: фамилия имя отчество (в т.ч. предыдущие);

дата рождения и место рождения;

паспортные данные или данные документа, удостоверяющего личность;

гражданство;

отношении к воинской обязанности и иные сведения военного билета и приписного удостоверения;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

семейное положение и данные о составе и членах семьи;

данные документов об инвалидности (при наличии);

данные медицинского заключения (при необходимости);

адрес места жительства (про регистрации и фактической),

дата регистрации по указанному месту жительства;

состоянии здоровья, группы инвалидности;

данные о предыдущих местах их работы, стаже работы и другие данные трудовой книжки и вкладыша к трудовой книжке;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, либо трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам;

сведения о доходах и имущественном положении, в том числе о заработной плате, номер банковского счета/банковской заработной карты;

свидетельство о присвоении ИНН (при его наличии у работника)

номер телефона (стационарный домашний и мобильный), а так же контактная информация на случай экстренных ситуаций;

адрес электронной почты (личный);

данные страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; фотографии;

видео – резюме.

     2.3. При оформлении работника в фонд, работником отдела кадров заполняется унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:

     - общие сведения (Ф.И.О. работника, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, паспортные данные);

     - сведения о воинском учете;

     - данные о приеме на работу;

     В дальнейшем в личную карточку вносятся:

     - сведения о переводах на другую работу;

     - сведения об аттестации;

     - сведения о повышении квалификации;

     - сведения о профессиональной переподготовке;

     - сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;

     - сведения об отпусках;

     - сведения о социальных гарантиях;

     - сведения о месте жительства и контактных телефонах.

     2.4. В отделе кадров фонда создаются и хранятся следующие группы документов, содержащие данные о работниках в единичном или сводном виде:

     2.4.1. Документы, содержащие персональные данные работников (комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении; комплекс материалов по анкетированию, тестированию; проведению собеседований с кандидатом на должность; подлинники и копии приказов по личному составу; личные дела и трудовые книжки работников; дела, содержащие основания к приказу по личному составу; дела, содержащие материалы аттестации работников; служебных расследований; справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы); подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству фонда, руководителям структурных подразделений; копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения).

     2.4.2. Документация по организации работы структурных подразделений (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, приказы, распоряжения, указания руководства фонда); документы по планированию, учету, анализу и отчетности в части работы с персоналом фонда.

     2.5.Перечень персональных данных физических лиц, не являющихся работниками фонда (клиентов, контрагентов, партнеров и иных физических лиц), определяются фондом в зависимости от характера правоотношений между БФ «Времена года» и субъектом персональных данных в соответствии с действующим законодательством.

III. Сбор, обработка и защита персональных данных

     3.1. Порядок получения персональных данных.

     3.1.1. Все персональные данные, в зависимости от характера правоотношений между фондом и субъектом персональных данных следует получать у него самого. Если персональные данные возможно получить только у третьей стороны, то в зависимости от характера правоотношений между фондом и субъектом персональных данных, физическое лицо должно быть уведомлено об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Должностное лицо фонда должно сообщить субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение.

     3.1.2. Фонд не имеет права получать и обрабатывать персональные данные физического лица фонда о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, интимной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

    Обработка указанных персональных данных, в зависимости от характера правоотношений между фондом и субъектом персональных данных, возможна только с их согласия либо без их согласия в следующих случаях:

     - персональные данные являются общедоступными;

     - персональные данные относятся к состоянию здоровья работника и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;

     - по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.

     3.1.3. Работодатель вправе обрабатывать персональные данные работников только с их письменного согласия.

    3.1.4. Письменное согласие работника на обработку своих персональных данных должно включать в себя:

     - фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

     - наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

     - цель обработки персональных данных;

     - перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

     - перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

     - срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

Форма заявления о согласии работника на обработку персональных данных см. в приложении 1 к настоящему Положению.

     3.1.5. Согласие работника не требуется в следующих случаях:

     1) обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия работодателя;

     2) обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения трудового договора;

     3) обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;

     4) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, если получение его согласия невозможно.

     3.2. Порядок обработки, передачи и хранения персональных данных.

     3.2.1. Работник фонда предоставляет работнику отдела кадров фонда достоверные сведения о себе. Работник отдела кадров фонда проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами.

     3.2.2. В соответствии со ст. 86, гл. 14 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина генеральный директор фонда (Работодатель) и его представители при обработке персональных данных работника должны соблюдать следующие общие требования:

     3.2.2.1. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

     3.2.2.2. При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных Работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

     3.2.2.3. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, Работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

     3.2.2.4. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается Работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.

     3.2.2.5. Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами Организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

     3.2.2.6. Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.

IV. Передача и хранение персональных данных

     4.1. При передаче персональных данных работника Работодатель должен соблюдать следующие требования:

     4.1.1. Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.

     4.1.2. Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия. Обработка персональных данных работников в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи допускается только с его предварительного согласия.

     4.1.3. Предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.

     4.1.4. Осуществлять передачу персональных данных работников в пределах Организации в соответствии с настоящим Положением.

     4.1.5. Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретной функции.

     4.1.6. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

     4.1.7. Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.

     4.2. Хранение и использование персональных данных работников;

     4.2.1. Персональные данные работников обрабатываются и хранятся в отделе кадров.

     4.2.2. Персональные данные работников могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде - локальной компьютерной сети и компьютерной программе «1С: Зарплата и кадры».

     4.3. При получении персональных данных не от работника (за исключением случаев, если персональные данные были предоставлены работодателю на основании федерального закона или если персональные данные являются общедоступными) работодатель до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить работнику следующую информацию:

- наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес оператора или его представителя;

- цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

- предполагаемые пользователи персональных данных;

- установленные настоящим Федеральным законом права субъекта персональных данных.

V. Доступ к персональным данным работников

     5.1. Право доступа к персональным данным работников имеют:

- генеральный директор фонда;

- сотрудники отдела кадров;

- сотрудники бухгалтерии;

- начальник отдела экономической безопасности (информация о фактическом месте проживания и контактные телефоны работников);

- сотрудники секретариата (информация о фактическом месте проживания и контактные телефоны работников);

- начальник отдела внутреннего контроля (доступ к персональным данным работников в ходе плановых проверок);

- руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к персональным данным только работников своего подразделения).

     5.2. Работник Организации имеет право:

     5.2.1. Получать доступ к своим персональным данным и ознакомление с ними, включая право на безвозмездное получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника.

     5.2.2. Требовать от Работодателя уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющих необходимыми для Работодателя персональных данных.

     5.2.3. Получать от Работодателя

- сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;

- перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;

- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

- сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.

     5.2.3.   Требовать извещения Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.

Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия Работодателя при обработке и защите его персональных данных.

     5.3. Копировать и делать выписки персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения начальника отдела кадров.

5.4. Передача информации третьей стороне возможна только при письменном согласии работников.

VI. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных

     6.1. Работники фонда, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

     6.2. Генеральный директор фонда за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несет административную ответственность согласно ст. 5.27 и 5.39 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, а также возмещает работнику ущерб, причиненный неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные работника.


Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ  «О персональных данных»: глава 1, ст. 3.

Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2.

В законодательно определенных случаях может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 3.

ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 4.

ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 5.

ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 1.

ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 2.

ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 6.

ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 7.

ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 8.

ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 9.

ТК РФ, гл. 14, ст. 88.

ТК РФ, гл. 14, ст. 87.